Spain Sotheby’s International Realty
SPAIN SIR
Spain Sotheby’s International Realty es la empresa inmobiliaria de lujo líder especializada en las propiedades más exclusivas de los destinos más prestigiosos de España, incluyendo Madrid, Marbella, las Islas Baleares y Canarias, Andalucía y Barcelona. Como parte de la prestigiosa red Sotheby’s International Realty, la empresa combina una profunda experiencia local con un alcance global, ofreciendo un servicio excepcional y acceso a compradores y vendedores exigentes de todo el mundo. Con su compromiso con la excelencia, la discreción y la innovación, Spain Sotheby’s International Realty sigue marcando la pauta en el sector inmobiliario de alta gama.
Objetivo principal
Reemplazar el antiguo CRM replicando y mejorando todos los procesos empresariales en Salesforce, al tiempo que los amplía con las capacidades nativas de múltiples nubes de Salesforce.
Los retos
- Limitaciones del CRM heredado: Spain Sotheby’s International Realty operaba con un CRM heredado muy personalizado que ya no se ajustaba a sus necesidades empresariales ni a su visión a largo plazo. El sistema se había vuelto rígido, lo que dificultaba la introducción o el ajuste de procesos, y estaba llegando a un punto crítico.
- Gestión de documentos inexistente: El CRM heredado permitía a los usuarios cargar documentos sin categorización ni estructura, lo que hacía casi imposible confirmar si se disponía de toda la documentación necesaria para una transacción, a menos que se verificara manualmente. Además, el sistema no podía interpretar el contenido de los documentos y una parte significativa de los datos se introducía manualmente.
- Incoherencias en las propiedades publicadas: Las propiedades se gestionaban de forma incoherente entre el CRM y los distintos portales inmobiliarios, lo que provocaba una desincronización constante de los datos. Como resultado, el CRM no podía reflejar de forma fiable el estado en tiempo real de un anuncio. El problema era aún más grave en el portal internacional, donde se tenía que utilizar un sistema independiente y no integrado para publicar y gestionar los anuncios, ya que el CRM carecía de cualquier tipo de integración.
- Falta de preparación para la IA: El CRM personalizado, desarrollado por un proveedor local, tenía capacidades limitadas y costosas para adoptar soluciones de IA. Esto dificultaba a Spain SIR explorar herramientas de automatización y predicción.
- Análisis de datos limitado: El CRM existente no ofrecía prácticamente ningún informe ni panel de control útil adaptado a las necesidades de la dirección. La toma de decisiones se veía obstaculizada por la falta de datos completos, ya que los sistemas críticos seguían desconectados del CRM.
- Asignación manual de clientes potenciales: No existía un sistema automatizado de distribución de clientes potenciales. La asignación de clientes potenciales la realizaban manualmente los responsables de las oficinas, lo que requería mucho tiempo, era propenso a errores y, a menudo, daba lugar a una distribución desigual entre los agentes.
La solución
- Borradores de descripciones de propiedades multilingües: Cuando los agentes crean una nueva propiedad, Salesforce genera automáticamente un borrador de descripción de alta calidad en varios idiomas. Estos borradores se crean dinámicamente en función de las características, la ubicación y las fotos de la propiedad, lo que ayuda a los agentes a publicar anuncios más rápidamente y con contenido de nivel profesional.
- Motor de búsqueda avanzada: Con un solo clic, los agentes pueden ver todos los clientes que podrían estar interesados en una propiedad, y viceversa, con resultados ordenados por relevancia potencial. Salesforce también envía alertas en tiempo real cada vez que una nueva propiedad o un nuevo cliente entra en el sistema con una coincidencia significativa, lo que permite a los agentes ser los primeros en ponerse en contacto y asegurar el compromiso.
- Gestión de visitas: Salesforce ayuda a los agentes a planificar sus visitas a las propiedades de forma más eficiente. Después de cada visita, el sistema inicia automáticamente el proceso de firma, que los agentes pueden iniciar con un solo clic, lo que agiliza el seguimiento y reduce las fricciones.
- Gestión y automatización de documentos: Todos los documentos se clasifican por tipo, y Salesforce utiliza el procesamiento inteligente de documentos (IDP) para identificar, clasificar y extraer datos clave de cada archivo. Se han implementado reglas de negocio para validar y procesar los documentos en función de su tipo y contenido, lo que garantiza la precisión de los datos y el cumplimiento normativo a lo largo de todo el ciclo de vida de la transacción.
- Análisis avanzado con Tableau: Con Tableau, se han diseñado paneles ejecutivos para consolidar datos de múltiples fuentes en visualizaciones claras y prácticas. El equipo directivo puede tomar decisiones verdaderamente basadas en datos a partir de información fiable y en tiempo real.
- Mejora en la asignación de clientes potenciales: Aprovechando la flexibilidad de Salesforce, se desarrolló un algoritmo de asignación personalizado para dirigir automáticamente los clientes potenciales al agente más adecuado en función de múltiples criterios, como el territorio, el idioma y otros. Una vez asignado un agente, el sistema envía automáticamente un mensaje de WhatsApp al cliente en nombre de Spain SIR, lo que garantiza un contacto inmediato y mejora las posibilidades de interacción.
- Aplicación móvil personalizada para agentes: Creada con Salesforce Mobile Publisher y Lightning Web Runtime (LWR), el equipo utiliza ahora una aplicación móvil totalmente personalizada y adaptada a sus necesidades. Los agentes pueden gestionar propiedades, clientes, visitas, documentos y notificaciones directamente desde su teléfono, lo que garantiza una movilidad y una capacidad de respuesta totales sobre el terreno.
Los resultados
- Menor tiempo de publicación de las propiedades: La automatización de la descripción de las propiedades y la optimización de los flujos de trabajo de publicación redujeron significativamente el tiempo necesario para publicar nuevos anuncios en los portales, lo que permitió a los agentes actuar con mayor rapidez y adelantarse a la competencia.
- Mejora del tiempo de respuesta al cliente: El motor de asignación automática de clientes potenciales, combinado con notificaciones instantáneas de WhatsApp, garantizó que los compradores potenciales fueran contactados rápidamente por el agente adecuado, lo que aumentó las tasas de interacción y redujo la pérdida de oportunidades.
- Toma de decisiones más sólida: Gracias a los paneles unificados creados en Tableau, los directivos ahora tienen visibilidad sobre todo el negocio, lo que les permite realizar un seguimiento del rendimiento, detectar tendencias y tomar decisiones informadas de forma rápida y segura.
- Mayor precisión de los datos y cumplimiento normativo: El sistema estructurado de gestión de documentos y el uso de la automatización inteligente minimizaron los errores de introducción manual de datos, garantizaron la coherencia de la documentación en todas las operaciones y mejoraron la auditabilidad.
- Mayor productividad de los agentes: Gracias a una aplicación móvil totalmente personalizada, los agentes ahora pueden operar con total movilidad, accediendo y gestionando listados, clientes potenciales, documentos y visitas desde cualquier lugar y en cualquier momento.
- Escalabilidad para el crecimiento futuro: Al pasar a una arquitectura modular nativa de la nube, Spain Sotheby’s International Realty ahora está preparada para ampliar sus operaciones, incorporar nuevas oficinas o equipos y adoptar futuras innovaciones sin las limitaciones de los sistemas heredados.
Conclusiones
La transformación de las operaciones de Spain Sotheby’s International Realty a través de Salesforce es más que una simple actualización tecnológica, representa un cambio estratégico hacia la agilidad, la inteligencia y la preparación para el crecimiento.
Al sustituir su antiguo CRM por un ecosistema Salesforce moderno, escalable y totalmente integrado, la organización ha alcanzado nuevos niveles de eficiencia, visibilidad y capacidad de respuesta en todo su negocio.
Este caso de éxito ilustra lo que se puede lograr cuando un cliente visionario se une al partner adecuado. En Heroforge, estamos orgullosos de haber liderado este viaje y de seguir apoyando a Spain Sotheby’s International Realty en su crecimiento e innovación en el mercado inmobiliario de lujo a nivel mundial.